Miten osakeyhtiöiden on mahdollista hyödyntää etäyhteyksiä kokouksissaan poikkeusaikana?

Miten osakeyhtiöiden on mahdollista hyödyntää etäyhteyksiä kokouksissaan poikkeusaikana? Miten kokousten pöytäkirjat tulee poikkeusaikana dokumentoida?

Koronaepidemia on tuonut mukanaan meille kaikille uuden opettelua sekä uusien käytäntöjen luomista vanhan rinnalle. Omat haasteensa on ollut esimerkiksi osakeyhtiöiden yhtiökokousten järjestämisessä, joiden läpivieminen on edellyttänyt joustavuutta ja uusia tapoja kaikilta osapuolilta. Kokosimme vinkit, joiden avulla yhtiöiden on mahdollista järjestää tarvittaessa sujuvalla tavalla lain edellyttämät pakolliset sekä muut liiketoiminnan vaatimat kokoukset.

Koronaepidemian myötä oikeusministeriö teki keväällä linjauksen, jonka mukaan yhtiökokouksia on pidettävä yleisötilaisuutena, jota koskee kymmenen henkilön kokoontumisrajoitus. Vaikka tämä kymmenen henkilön osallistumisraja ei yhtiökokouksissa ylittyisikään niin ministeriön suositus oli se, että kokoukset lykättäisiin järjestettäväksi vasta myöhempänä ajankohtana. Etenkin silloin, jos käsiteltävänä ei ole kiireellisiä asioita, on kokouksen siirtäminen myöhemmäksi varsin järkevä vaihtoehto eikä siitä useinkaan edes synny yhtiölle minkäänlaista haittaa. Toisaalta kuitenkin kannustamme siihen, että mikäli yhtiöllä on ajankohtaisia asioita päätettävänä, niin huolehditaan, että päätöksenteko tulee myös asianmukaisesti hoidetuksi. Poikkeustila ei siten ole este onnistuneelle päätöksenteolle.

Yhtiöjärjestyksellä on mahdollista sallia osakkeenomistajan osallistuminen yhtiökokoukseen teknisen apuvälineen avulla. Useissa tilanteissa yhtiön hallituksen on mahdollista päättää etäyhteyksin toteutettavasta kokouksesta, koska yhtiöjärjestys ei sisällä tätä koskevaa kieltoa. Siten osallistuminen esimerkiksi Skype-, Teams- tai vastaavan muun ohjelman avulla mahdollistaa osakkeenomistajan reaaliaikaisen osallistumisen kokouksiin, mikäli sekä henkilön osallistumisoikeus että ääntenlaskennan oikeellisuus ovat selvitettävissä. Mikäli osakkeenomistajille halutaan tarjota mahdollisuus osallistua kokoukseen teknisen apuvälineen avulla, tulee tästä aina mainita itse yhtiökokouskutsussa sekä kerrottava ohjeet osallistumiselle riittävän selkeästi. Kutsussa tulee myös mainita siitä, mikäli tällaisen etäyhteyden välityksin kokoukseen osallistuvan osakkeenomistajan ääni- tai puhevallan käyttämistä on jollain tapaa rajoitettu.

On myös mahdollista, että yksimieliset osakkeenomistajat päättävät yhtiökokouksille kuuluvista asioista yhtiökokouksia pitämättä. Mikäli yhtiön kaikki osakkeenomistajat ovat yksimielisiä itse päätettävästä asiasta sekä asian päättämisestä varsinaista kokousta pitämättä, on se tällä menettelytavalla mahdollista. Tällainen osakkeenomistajien yksimielinen päätös tulee aina tehdä kirjallisesti päivättynä, numeroituna sekä vähintään kahden osakkeenomistajan allekirjoittamana.

Lain mukaan yhtiökokouksen puheenjohtajan tulee huolehtia kokouksen pöytäkirjan laatimisesta, johon tulee kirjata kokouksessa tehdyt päätökset sekä mahdollisten äänestysten tulokset. Sekä puheenjohtajan että yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun henkilön tulee myös allekirjoittaa pöytäkirja. Käytännössä käsityksemme mukaan pöytäkirjan oikeellisuuden vaatimus ja pöytäkirjan tarkoitus tulee toteutetuksi, kun pöytäkirjan allekirjoittajat ovat liittäneet sähköisiä ohjelmistoja hyödyntäen tai muutoin allekirjoituksensa pöytäkirjalle. Poikkeusaika ei anna erityisiä joustomahdollisuuksia pöytäkirjan dokumentointiin.

Hallitus esitti 16.4.2020 väliaikaista sääntelyä, jolla yhtiöiden, osuuskuntien ja yhdistysten kokoukset voidaan järjestää koronaepidemiasta sekä sitä seuranneista kokoontumisrajoituksista huolimatta. Ehdotuksen mukaan yhtiökokous, osuuskunnan kokous, yhdistyksen kokous ja muut laissa tarkoitetut vastaavat kokoukset voitaisiin myöhentää niin, että ne pidetään syyskuun loppuun mennessä.

Kirjoittanut: Laura Hagman ja Eveliina Kunvik

Yrityssaneeraus – kassa ja kassavirran ennustaminen

Kassavirta ja kassavirran seuraaminen tuloslaskelman lisäksi ovat yrityksen arjessa yksi keskeisin asia

Lue lisää

Miten yrittäjä voi varautua yllättäviin elämänmuutostilanteisiin?

Isot elämänmuutokset tapahtuvat usein äkillisesti ja odottamatta. Kokosimme vinkit, kuinka jokainen yrittäjä voi ennalta varautua yllättäviin ja ikäviinkin elämäntapahtumiin.

Lue lisää

Näin teet tilinpäätökseen valmistautumisesta helppoa

Mitä, miten ja milloin tulisi huomioida tilinpäätökseen valmistautumisessa? Kokosimme vinkit tilinpäätökseen valmistautumiseen.

Lue lisää

Juridiikka + palvelumuotoilu = Legal Design?

Legal Design tuo palvelumuotoilun keinot juridisten palvelujen kehittämiseen - mutta mitä oikeusmuotoilu on käytännössä?

Lue lisää

Lakimiesharjoittelijana Haglexilla

Oikeustieteen perusteet opitaan kirjoista, mutta arkipäivä konkreettisine oikeudellisine ongelmineen opettaa kuinka juridiikkaa käytännössä tehdään.

Lue lisää

Asiakaskokemus liiketoiminnan menestystekijänä

Toteutimme keväällä 2019 Forest Foodyn digitaalisen markkinapaikan asiakaskokemuksen kehittämisprojektin. Miten asiakaskokemuksesta voidaan kehittää liiketoiminnan menestystekijä?

Lue lisää

Liiketoimintamuotoilulla kilpailuetua

Uusi palvelumme yhdistää ainutlaatuisella tavalla laki- ja talousasiantuntemuksen sekä liiketoimintamuotoilun. Laura Humppi aloittaa liiketoimintamuotoilijana 1.3.2019.

Lue lisää

Uusi liikesalaisuuslaki

Kuinka liikesalaisuudet ovat huomioitu yrityksesi riskienhallinnassa? Mitkä tiedot ovat yrityksesi liikesalaisuuksia? Mitä suojakeinoja yrityksessä toteutetaan niiden suojaamiseksi ja mihin niiden suoja ulottuu?

Lue lisää

GDPR:n voimaantulosta jo kaksi kuukautta

Uudesta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen velvoitteiden voimaantulosta on kulunut nyt kaksi kuukautta. Mitä kokemuksia meille on kertynyt? Mitä asiakkaiden kommentteja olemme saaneet kuulla?

Lue lisää

Työharjoittelussa Haglexilla

Haglex on monipuolinen työharjoittelupaikka. Kiinnostaako työharjoittelu kehittävässä ja kannustavassa työssä täällä Haglexilla? Minua taloushallinnon opiskelijana kiinnosti ja päätin ottaa yhteyttä taloushallinnon harjoitteluani varten.

Lue lisää

EU ja yleinen tietosuoja-asetus

Tiesithän että EU:n yleinen tietosuoja-asetus koskee myös yritystänne? EU:n yleistä tietosuoja-asetusta et voi ohittaa, jos esimerkiksi yrityksellänne on työntekijöitä tai kuluttaja-asiakkaita.

Lue lisää
Tietosuojaseloste