Henkilötietojen käsittelyä koskevan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy ensi vuoden keväällä, kun 25.5.2018 alkaen asetus on suoraan sovellettavaa oikeutta EU:n jäsenvaltioissa ja näin ollen myös Suomessa. Asetus sisältää täsmennyksiä jo voimassa olevaan sääntelyyn sekä merkittäviä uusia velvoitteita ja sanktioita. Asetuksen myötä henkilötietojen käsittelyssä ei riitä enää se, että kertoo noudattavansa lakeja, vaan tämä pitää pystyä myös konkreettisesti osoittamaan – korkeiden hallinnollisten sakkojen uhalla.

Asetuksen myötä yrityksissä ja muissa organisaatioissa tulee käydä läpi ja dokumentoida henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintatavat sekä tarvittaessa muuttaa ne asetuksen vaatimusten mukaisiksi. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa, kuten nimi, syntymäaika, yhteystiedot, sijaintitieto, verkkotunnistetieto, terveystiedot tms. Asetuksen velvoitteet koskevatkin kaikkia yrityksiä, joiden hallussa tällaisia henkilötietoja on – yrityksen kokoon tai liikevaihtoon katsomatta.

Haglex on aloittanut tietosuoja-asetukseen liittyvän yhteistyön Agendium Oy:n kanssa, joka on kehittänyt tietosuojamalli-nimisen dokumentointityökalun yrityksen tai muun organisaation henkilötietojen käsittelyn läpikäymiseksi ja asetuksen mukaisen osoitusvelvoitteen täyttämiseksi. Tietosuojamallin idea on selkeitä kysymyksiä esittämällä auttaa yritystä itse täyttämään henkilötietoja ja niiden käsittelyä koskevat tiedot ohjelmaan ja näin dokumentoida henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot. Koska ohjelma edellyttää aktiivisia toimia yrityksessä, voimme auttaa ohjelmaan kirjattavan dokumentoinnin keräämisessä ja laatimisessa! Tutustu tietosuojamalliin tarkemmin osoitteessa www.tietosuojamalli.fi ja kysy lisätietoja sekä tarjous dokumentointiavun osuudesta.

Haluamme, että suutarin lapsella on kengät! Olemme omassa työyhteisössä aloittaneet kouluttautumisen – jokaisen meistäkin pitää tietää perusasiat tietosuojasta. Vaatimusten mukaisen dokumentoinnin tekeminen vaati meiltäkin aikaa, joten aloitettahan muutkin jo tämän työn! Uskomme, että monet asiat ovat yrityksissä hyvin hoidettuina tai jopa itsestään selvyyksiä, tällaiset asiat tulee kuitenkin dokumentoida. Jaamme mielellämme myös oman organisaatiomme kokemuksia tietosuoja-asioista.

Kirjoittanut: Johanna Räikkä